Ok, dass Zeitmanagement und Planung mein Ding ist, ist kein Geheimnis mehr. Aber heute möchte ich konkret darauf eingehen, warum Time Blocking aka die Planung mit Zeitblöcken ein großartiges Hilfsmittel für ein besseres Zeitmanagement sind. Wenn du produktiver arbeiten, deinen Fokus behalten und deine To-Do-Listen wirklich effizient einsetzen willst, ist diese Methode ein Gamechanger.
Was ist Time Blocking überhaupt?
Time Blocking ist eine Zeitmanagement Methode, bei der du deinen Tag oder deine Woche in klar definierte Zeitblöcke aufteilst. Anstatt einfach nur eine To-do-Liste abzuarbeiten, planst du im Voraus, wann du dich welcher Aufgabe widmest – und blockst dir dafür gezielt Zeit in deinem Kalender. Das schafft nicht nur Struktur, sondern hilft dir auch, fokussierter und bewusster mit deiner Zeit umzugehen.
So funktioniert Time Blocking
Du beginnst, indem du dir zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschaffst. Bedenke auch, von wann bis wann und an welchen Tagen du realistisch arbeiten kannst. Anschließend planst du konkrete Zeitfenster für einzelne Aufgaben oder Aufgabenbereiche in deinem Kalender ein – inklusive Pausen und Pufferzeiten. Wichtig ist: Jeder Block ist ausschließlich für die vorgesehene Aufgabe reserviert. Dadurch reduzierst du Multitasking, minimierst Ablenkungen und kommst Schritt für Schritt ins zielgerichtete Arbeiten.
Warum ist Time Blocking so effektiv?
1. Time Blocking gibt deiner Planung einen Rahmen
In erster Linie empfehle ich die Time Blocking Methode, weil sie ein super Tool ist, um deine Wochen und Tage zu planen.Du blockst dir somit direkt den Zeitraum, den du für die Erfüllung einer Aufgabe (voraussichtlich) benötigen wirst und hast so deine Zeit und dein Arbeitspensum gut im Blick. Wenn du mit einem digitalen Kalender arbeitest, kannst du Termine, die immer wieder kommen (z.B. Buchhaltung, Ablage, Content Creation) direkt auf Wiedervorlage legen bzw. dir den Termin so einstellen, dass er in dem von dir gewählten Turnus wieder aufpoppt.
Bonus: Diese Dinge gehen einerseits nicht mehr unter, weil du automatisch daran erinnert wirst und du schaffst Arbeitsspeicher in deinem Kopf frei, weil du nicht aktiv daran denken musst und weißt, dass die Zeit für diese Dinge, automatisch in deinem Kalender geblockt ist. Win win win!
2. Time Blocking ist besser als reine To Do Listen
Time Blocking gibt dir eine besseren Überblick über deine (freien) Kapazitäten. Das ist auch der Grund, warum ich Zeitblöcke im Vergleich zur klassischen To Do Liste bevorzuge. Denn jede Aufgabe ist direkt mit einem Zeitrahmen verknüpft und somit überlädst du dir den Tag nicht so leicht, wie mit einer normalen Liste. Denn durch das Time Blocking siehst du sofort, wie viel Pensum noch frei ist. Du möchtest deine To Do Liste nicht aufgeben? Musst du auch gar nicht. Sie kann wunderbar als Ideenspeicher dienen und als Vorstufe zur Einteilung in die Zeitblöcke genutzt werden.
3. Time Blocking hilft dir deine Zeit besser einzuschätzen
Grundvoraussetzung für die Nutzung der Time Blocking Methode ist, dass du einschätzen kannst, wie lange du für eine Aufgabe brauchst. Good News: du kannst deinen Zeitgefühlmuskel trainieren, wie jeden anderen Muskel auch. Schau doch mal in mein Instagram Reel, in dem ich dir verschieden Übungen für dein Zeitgefühlmuskel Workout zeige. Plane am Anfang lieber etwas großzügiger und mit mehr Puffer. Nach und nach kannst du die Blöcke dann an deine gemachten Erfahrungen anpassen.
4. Time Blocking hilft dir dabei bewusster mit deiner Zeit umzugehen
Im Umkehrschluss lernst du durch das Time Blocking auch bewusster mit deiner Zeit umzugehen. Du siehst genau wie viel Zeit du für welche Aufgaben brauchst. Wie viel Zeit du arbeitest, und viel Zeit du für private Dinge hast. Das ist die perfekte Basis für deine zukünftige Planung. Möchtest du so weiter machen? Passt für dich die Balance zwischen Arbeit und Leben? Gibt es Aufgaben, die dich viel Zeit kosten und die du perspektivisch auslagen möchtest?
Besonders hilfreich, wenn du regelmäßig Zeitfenster für Deep Work oder Pausen einplanst – so kannst du deinen Fokus besser behalten und wirklich konzentriert arbeiten.
5. Time Blocking verschafft dir einen guten Gesamtüberblick
Es ergibt sich durch das Time Blocking also ein guter Gesamtüberblick darüber was du tust und wie viel Zeit du wofür aufwendest. Wenn du mit verschiedenen Farben (z.B. für private und geschäftliche Termine) arbeitest, wird es noch schöner deutlich. Vielleicht möchtest du auch unterschiedliche Projekte entsprechend farblich markieren, vielleicht wird es dir dann auch zu bunt. Schau einfach mal drauf, was sich für dich gut anfühlt. Durch die Time Blocking Methode hast du mit einem Blick in den Kalender ein Bild davon, was gerade bei dir los ist und ansteht und kannst auf dieser Basis entscheiden, ob du weitere Termine annimmst, oder schon genug los ist.
Fazit – warum sich Time Blocking für dich lohnt
Gerade als Selbständige trägst du viele Hüte gleichzeitig – Kund:innenbetreuung, Marketing, Buchhaltung und mehr. Time Blocking hilft dir, den Überblick zu behalten, deine Zeit bewusst zu steuern und Prioritäten klar zu setzen. Es sorgt für Struktur im oft wilden Alltag, reduziert Stress und unterstützt dich dabei, sowohl fokussiert als auch flexibel zu arbeiten. So gewinnst du nicht nur Kontrolle über deinen Kalender zurück, sondern auch mehr Raum für das, was dir wirklich wichtig ist – im Business und darüber hinaus.
Noch tiefer in die Time Blocking Methode, effektive Planung und smartes Zeitmanagement tauchst du in meinem Online-Training ESSENTIAL ein.
Ich freue mich auf dich!
Deine Julia
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