Prozesse entwickeln und optimieren

Das Video soll heute online gehen. Du hast gedreht, geschnitten, bearbeitet und so viel Zeit und Mühe rein gesteckt. Noch 5 Minuten, dann geht es live. Du bist schon am hochladen und da fällt es dir auf, das Thumbnail fehlt. Nein, kein Genickbruch. Aber es geht erstmal zurück in dein Designprogramm, es wird gestaltet, gebastelt und verschoben und am Ende geht alles viel später online als gedacht. Du ärgerst dich, es ist ja nicht dein erstes Video. Und doch hast du wieder diese eine Kleinigkeit vergessen. Nervig.

So oder so ähnlich ist es wohl den meisten von uns schon mal gegangen. Ersetze Video durch Blog, Newsletter oder Post und das Thumbnail durch Titelbild, Foto oder Grafik und es kann wohl jeder bestätigend nicken.

Eine Sache, die wir schon widerholt gemacht haben und doch geht uns was durch die Lappen. Aber wie können wir das ändern?

Die Lösung: Prozesse

Auch wenn das Wort „Prozess“ im ersten Moment vielleicht nach einer super komplexen Aufgabe und Vorgehensweisen ins Laboren klingt, ist es ganz nüchtern betrachtet nur ein Ablauf, eine Abfolge von Schritten, die sich über einen gewissen Zeitraum erstrecken. Und genau das tun wir ja, wenn wir z.B. einen Blog schreiben.

Warum sollte ich mich mit Prozessen beschäftigen?

Immer dann, wenn wir eine gewisse Abfolge mehrmals machen, ist es clever sich über diesen Ablauf Gedanken zu machen. Denn wenn wir ihn einmal klar definiert haben, können wir uns an diesem Fahrplan entlang hangeln, müssen weniger über die Schritte nachdenken und haben mehr Raum für die Gestaltung und die Kreativität. Wir werden aber auch produktiver, weil wir nicht jedes mal das Rad neu erfinden, sondern die gewohnte Routine abspielen.

Ein Beispiel: Kochen

Wenn du zum ersten Mal Spaghetti Bolognese kochst und dafür kein Rezept hast musst du bewusst über die einzelnen Schritte nachdenken. Was musst du alles vorbereiten? Welche Abfolge macht Sinn? Erst das Wasser aufsetzten und dann das Gemüse schnibbeln? Ui, jetzt ist das Tomatenmark schon im Topf und das Würzgemüse noch im Kühlschrank. Du wirst ein paar extra Runden drehen, denn du weißt schlichtweg noch nicht, welche Abfolge am sinnvollsten ist. Aber schon nach dem ersten mal bist du schlauer und bei jeder Wiederholung merkst du, was gut funktioniert und was nicht. Wenn du dich dann einmal hinsetzt und aus deinen Gedanken ein Rezept machst, wirst du bei jedem weiteren Mal das hervorragende Ergebnis erzielen, dass du dir erarbeitet hast. Nun geht es dir schneller von der Hand, du vergisst nichts und kochst das Gericht genau so, wie du es dir vorstellst.

Lass uns also unser eigenes Rezept für die Arbeiten schreiben, die wir immer wieder machen.

 

Wo machen Prozesse Sinn?

Im Grunde überall da, wo wir gewisse Abläufe immer und immer wieder machen z.B.

  • Blogbeiträge
  • Newsletter
  • Social Media Planung
  • Videos
  • Podcasts
  • Steuer/ Buchhaltung
  • Wochenplanung
  • usw.

 

Wie erstelle ich einen Prozess?

Wie gesagt, es ist einfacher als es vielleicht klingt. Denn auch um einen Prozess zu erstellen, gibt es einen Prozess 😉 Here we go

  1. Frage dich, welche Teilschritte nötig sind, um zu deinem Endprodukt zu kommen. Sammle deine Gedanken schriftlich, damit du damit weiter arbeiten kannst. Ideal sind dafür Moderationskarten oder auch Post It’s, so bist du bestens vorbereitet für Schritt 2. Du kannst aber auch alles auf ein Blatt Papier schreiben oder die Ideen digital sammeln z.B. in einem Planungs- oder Listentool.
  2. Überlege dir jetzt, in welcher Reihenfolge du die Schritte gehen solltest. Was macht am meisten Sinn? Welche Aufgaben bauen aufeinander auf? Verschiebe nun deine gesammelten Gedanken aus Schritt 1 so, dass du eine für dich sinnvolle Reihenfolge erhältst.
  3. Finde Teilüberschriften. Welche Bereiche gehören zusammen? Z.B. zur Recherche, zur Vorbereitung, zur Umsetzung, zur Nachbareitung usw. So wird dein Prozess übersichtlicher und du tust dir auch später bei der Arbeit damit leichter, weil sich direkt logische Blöcke ergeben, die am Stück erledigt werden können.
  4. Löse dich vom Perfektionismus. Dein Prozess muss nicht beim ersten Anlauf perfekt sein. Ziemlich sicher wirst du während der Umsetzung merken, dass vielleicht doch eine andere Reihenfolge besser ist, oder du einen Teilschirtt vergessen hast. Und das ist total ok. Es ist sogar viel besser, erstmal ein unperfektes Ergebnis zu haben und dann durch Try and Error herauszufinden, wie du es optimieren kannst, als für immer an der perfekten Lösung zu sitzen und nie ins Tun zu kommen.

 

Wie arbeite ich nun mit diesem Prozess?

Wie gesagt, musst dein Prozess nicht direkt perfekt sein. Probiere ihn einfach mal aus und du wirst sehen, wie er sich nach und nach entwickelt. Daher würde ich bei der Arbeit mit dem neuen Prozess so vorgehen:

  1. Frage dich, wie lange du pro Schritt brauchst. Diese Frage ist gerade am Anfang nicht so leicht zu beantworten und du wirst dich herantasten müssen. Aber sie ist super wichtig. Denn je genauer du weißt, wie lange du für einen Teilschritt brauchst, desto besser kannst du einschätzen, wie lange du für den gesamten Prozess brauchst und kannst ihn besser in deine Wochenplanung integrieren. Es geht im Grunde darum realistisch und ehrlich zu dir selsbt zu sein. Wenn du merkst, dass du für eine Videoproduktion insgesamt 19 Stunden brauchst und am Morgen der Veröffentlichung noch nichts hast, wird es schwierig werden, das Video um 15 Uhr zu veröffentlichen. Die Frage ist also auch: Wann muss ich anfangen, wenn ich bis zum Zeitpunkt x fertig sein möchte?
  2. Überlege dir, wie du den Prozess visualisieren möchtest. Aus deinen ersten Notizen heraus kannst du dir nach und nach eine eigene Vorlage erstellen, die du dann immer wieder verwendest. Du könntest hierfür deinen online Kalender nutzen und die Teilschritte direkt als Termine auf Wiedervorlage eintragen. So mache ich es z.B. bei meiner monatlichen Buchhaltung. Du kannst dir aber auch ein Plakat gestalten, dass du dir über den Schreibtisch hängst, eine eigene Checkliste zum abhaken gestalten und ausdrucken oder mit einem Planungstool arbeiten. Höre hier auf dich selbst und darauf, wie du generell gerne arbeitest und wähle die Methode, die am besten zu dir passt.

 

Wie kann ich meinen Prozess optimieren?

Wie gesagt gibt es keinen Anspruch an Perfektion. Schon gar nicht am Anfang. Aber nach und nach wirst du einen Ablauf optimieren und folgende Anregungen möchte ich dir hierfür mitgeben

  • Reflektiere deinen Prozess. Was läuft gut? Was könnte noch besser laufen? Macht der Prozess so Sinn?
  • Nicht nur ergänzen, sondern auch kürzen. Wir neigen dazu, immer mehr Schritte hinzuzufügen. Uns fällt immer noch etwas ein, was wir noch ergänzen könnten. Frage dich aber auch mal, ob es vielleicht Schritte gibt, die du streichen und deine Prozess somit schlanker gestalten kannst.
  • Bündeln. Macht es Sinn deinen Prozess immer von A bis Z durchzuspielen, oder ist es cleverer gewisse Schritte zu bündeln? Z.B. musst du ja nicht jedes Thema einzeln recherchieren, sondern kannst dir gleich Gedanken zu mehreren Schlagwörtern machen. Du musst auch nicht jedes Video einzeln drehen, wenn du schon den Aufwand betrieben hast alles herzurichten. So sparst du dir viel Zeit und Energie.
  • Der Blick von außen. Irgendwann werden wir betriebsblind. Daher kann ich prüfender Blick von außen eine große Hilfe sein. Sowohl von jemandem, der aus unserem Bereiche kommt, aber auch die Perspektive von jemandem, der gar nichts damit zu tun hat, kann super hilfreich und erfrischend sein. Probiere es mal aus!
  • Abgeben und Outsourcen. Gerade wenn das Gesamtvolumen immer größer wird scheitert es irgendwann nicht mehr an der eigenen Organisation, es ist einfach nicht mehr handelbar. Teilschritte abzugeben ist dann eien große Hilfe. Überlege dir dabei, welche Schritte du gut z.B. an einen Virtuellen Assistenten abgeben kannst und auch willst. Denn es macht keinen Sinn, wenn du deinen Lieblingsbereich abgibst und dich selbst mit Themen abmühst, die dir schwer fallen. Hinterfrage auch, was es bedeute, wenn du etwas abgibst. Wirst die Arbeit dadurch wirklich weniger? Oder kommen neue Aufgaben durch Absprachen & Co dazu? Und welchen Einfluss nimmt es auf deinen Prozess? Bis wann musst du z.B. die Infos an deinen VA weitergeben, damit er es erledigen kann, bist du es wieder zurück brauchst etc.

 

Ja, es klingt nach viel Holz. Aber wie immer ist es auch hier, so viel leichter, wenn du einen Schritt nach dem anderen gehst. Wie eben bei jedem Prozess 😉

Wenn du tiefer in das Thema Prozess für die Videogestaltung eintauchen möchtest, möchte ich dir mein You Tube Video mit Beatrice Madach ans Herz legen. Beatrice ist Video Marketing Coach und gibt auf ihrem Kanal super viele Tipps rund um die Gestaltung von Videos. Gemeinsam haben wir uns über Prozesse im allgemeinen und eben im Speziellen um die Erstellung eines Prozesses für die Videogestaltung unterhalten.

Hier geht es zum Video

Und hier gelangst du zur Seite von Beatrice Madach

 

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