Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesplanung – Tut das Not?

Mich hat nun häufiger die Frage erreicht, ob es denn wirklich notwendig sei, die Planung für die verschiedenen Phasen so unterschiedlich anzugehen bzw. ob man sich davon nicht auch einiges sparen kann. Da ich das nicht in zwei Sätzen beantworten kann gibt es nun einen Blogbeitrag dazu.

Also grundlegend muss man gar nichts und wenn die Unterscheidung der Phasen für dich keinen Sinn macht und dir nicht hilft, dann kannst du es natürlich sein lassen. Dann es gibt nichts Sinnloseres als eine Sache zu tun, die man bestenfalls einfach nicht tun sollte. Bevor du das System für dich abschreibst, möchte ich dir aber kompakt den Hintergrund und meine Beweggründe aufzeigen.

Denn für mich und auch für viele andere Selbständige funktioniert die Art der Planung und Zielsetzung sehr gut. Es ist also sehr gut möglich, dass es auch für dich funktioniert. Vielleicht fehlt dir dazu bisher nur der passende Anreiz und der Weg, der für sich für dich richtig anfühlt.

Ok, nun aber zu den Hintergründen.

Die Jahresplanung verfolgt:

  • Deine Vision
  • Deine lang- und mittelfristigen Pläne
  • Strategische Entscheidungen

Die Monatsplanung verfolgt:

  • Deine Vision in Meilensteine heruntergebrochen
  • Die zeitliche Einteilung der Meilensteine, um die lang- und mittelfristigen Pläne zu erreichen
  • Eine Übersicht über den anstehenden Monat, um deine Kapazität und Auslastung einzuschätzen

Die Wochenplanung verfolgt:

  • Die Eintaktung der konkreten Aufgaben und Termine unter Berücksichtigen des Tages- und Wochenpensums
  • Eine Übersicht über die kommende Woche inkl. aller Termine und freien Zeitslots

Die Tagesplanung verfolgt:

  • Die tatsächliche Umsetzung der Aufgaben und Termine

Anders gesagt kannst du dir die verschiedenen Planungsschritte wie die Planung eines Freizeitparks vorstellen. Die Jahresplanung ist mit der Gesamtplanung eines Parks vorstellen. Man überlegt sich wie der Park aussehen soll, wo er stehen soll, wie viele Gäste ihn besuchen werden, welchen Umsatz man erzielt und welche strategischen Entscheidungen dafür notwendig sind. Die Monatsplanung ist dann wie die Planung der einzelnen Fahrgeschäfte zu verstehen. Du planst nun jede Attraktion für sich, eine nach dem anderen. Dabei hast du im Hinterkopf immer die Gesamt-/Jahresplanung und überlegst wie das einzelne Fahrgeschäft aussehen soll, damit du die gesteckten übergeordneten Ziele erreichst. Aber auch das ist noch ein großer Klotz, also geht es an die Wochenplanung bzw. die Detailplanung jeder Attraktion du stellst nun konkrete Aufgaben zusammen, die du erledigen musst, damit das Fahrgeschäft auch wirklich so aussehen wird, wie du es dir vorstellst. Du bestellst die Materialien, planst die Lieferzeiten ein, setzte Deadlines und sorgst dafür, dass alles innerhalb der gesteckten Zeit zu erledigen ist. Nun steht der Plan und es geht an die Umsetzung bzw. die Tagesplanung. Schritt für Schritt arbeitest du die geplanten Aufgaben und Termine ab und baust Tag für Tag an deiner Attraktion. Auch hier ist wieder im Hinterkopf zu behalten, dass es ja nicht nur, um diese einzelnen Fahrgeschäfte geht, sondern dass du am Ende des Jahres einen ganzen Freizeitpark fertig haben willst und schon die nächsten Achterbahnen darauf warten geplant und fertiggestellt zu werden.

Die verschiedenen Planungsschritte bauen also aufeinander auf. Wenn du keinen Plan hast, wie dein Freizeitpark aussehen soll ist es schwierig die einzelnen Attraktionen zu planen. Natürlich kannst du direkt damit anfangen ein Karussell zu bauen, aber wenn du dir davor keine Gedanken dazu gemacht hast wie der gesamte Park sein soll und wen er ansprechen soll wirst du dich damit ziemlich schwer tun. Oder du hast am Ende ein Karussell und stellst fest, dass du es eigentlich gar nichts brauchst, weil du doch viel lieber einen Wildwasserpark bauen wolltest. Nun hast du viel Zeit, Geld und Energie in das Karussell gesteckt und es hilft dir am Ende gar nicht dein Ziel zu erreichen.

Aber nun raus aus der Metapher. Es ist meiner Meinung irre wichtig die übergeordneten Ziele zu kennen, denn sie beeinflussen maßgeblich unser Tun und weißen uns an Scheidewegen die Richtung. Große Ziele und Visionen haben aber den Nachteil, dass sie wenig greifbar sind. Daher ist das Herunterbrechen in Meilensteine so wichtig. Aber auch ein Meilenstein ist noch ein ordentlicher Batzen, der ziemlich bedrohlich wirken kann. Heruntergebrochen in konkrete Aufgaben und Schritte wird er aber handhabbar. Und so geht man Schritt für Schritt, um einen Meilenstein nach dem anderen und am Ende das übergeordnete Ziel zu erreichen. Natürlich könnte man das auch alles auf einmal planen, aber wir kennen es doch alle. Man macht Pläne und dann passiert das eigentliche Leben. Daher plane ich nicht alles auf ein Jahr im Voraus, sondern justiere monatlich und wöchentlich nach. So kann ich auf das Leben, die Auftragslage und meine persönliche Verfassung reagieren. Aber ich hab das große Ziel für Augen und bleiben daher auf dem Weg.

Noch eine Metapher zum Schluss, die ich vor kurzem in dem Buch „The Magic of Thinking Big“ von David Schwartz gelesen habe. Wenn man von Stadt A nach Stadt B fahren will und auf dem Weg eine Straße gesperrt ist, dann bleibt man dort weder für immer stehen, noch dreht man um und fährt wieder nach Hause, man justiert nach, sucht und findet einen anderen Weg und kommt dann über Umwege trotzdem in Stadt B an. Genau so sollte man auch beim Erreichen der Ziele reagieren. Es werden natürlich Hürden kommen und sie kosten Nerven und Zeit, sie werfen uns vielleicht zurück, aber wenn wir wissen wo und was unsere Stadt B ist, erreichen wir die Stadt trotzdem. Und die verschiedenen Phasen der Planung sind dafür ein hilfreiches Tool.

Amen.

 

Foto unsplash

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