Kennst du das Gefühl, dass du am Ende der Woche auf deinen Plan schaust – und dich fragst, warum wieder so vieles nicht geklappt hat? Du hattest doch alles durchdacht. Termine gesetzt. Aufgaben geplant. Vielleicht sogar Tools genutzt. Und trotzdem bleibt das nagende Gefühl: „Ich komme einfach nicht hinterher.“

Als Selbständige*r jonglierst du nicht nur dein Business, sondern auch deinen Alltag, deine Familie, deine Gesundheit – und all die kleinen und großen Dinge dazwischen. Kein Wunder, dass viele Pläne auf dem Papier funktionieren, aber im echten Leben scheitern.

Die gute Nachricht? Es liegt nicht an dir. Es liegt an der Planung.
Denn oft bauen wir uns einen Plan, der zu unserem Idealbild passt – aber nicht zu unserem echten Alltag. In diesem Beitrag schauen wir gemeinsam darauf, wie du eine realistische, flexible und individuelle Planung entwickelst, die dich stärkt, statt dich zu stressen.

Warum deine Planung bisher nicht funktioniert

Wenn du das Gefühl hast, ständig hinterherzurennen, liegt das oft gar nicht daran, dass du „zu langsam“ bist oder „nicht genug schaffst“. Sondern daran, dass dein Plan von Anfang an so gestaltet war, dass er nicht aufgehen kann.

Hier ein paar typische Stolpersteine:

• Du planst zu eng. Keine Puffer, keine Verschnaufpausen, kein Platz für Spontanes.
• Du unterschätzt Aufgaben. Die E-Mail dauert nicht 5 Minuten, sondern 25. Der Call braucht Nachbereitung. Der Blogartikel wird doch komplexer als gedacht.
• Du versuchst zu viel auf einmal. Gerade wenn du motiviert bist, landet schnell alles auf der Liste – und frustriert dich dann, wenn du’s nicht schaffst.
• Du lässt dir keine Luft für dich. Me-Time, Pausen und private Verpflichtungen werden oft übersehen – dabei brauchen sie genauso Raum wie Kundentermine.

Wenn dein Plan also regelmäßig scheitert, dann ist es vielleicht kein Zeichen für mangelnde Disziplin – sondern ein Hinweis, dass deine Planung (noch) nicht zu deinem echten Leben passt. Und genau das ändern wir jetzt gemeinsam.

Schritt 1: Aufgaben und Zeitaufwand realistisch einschätzen

Eine der häufigsten Ursachen für Frust in der Planung ist die Fehleinschätzung von Zeit.
Was in unserem Kopf nach „10 Minuten E-Mail schreiben“ klingt, wird im echten Leben zu einer halben Stunde – inklusive Nachdenken, Formulieren, Korrigieren, Anhänge raussuchen … du kennst das.

So gehst du es besser an:

Tracke deine Zeit – für einen ehrlichen Realitätscheck

Bevor du neu planst, verschaffe dir erstmal einen Überblick:
Was machst du den ganzen Tag – und wie lange brauchst du wirklich für einzelne Aufgaben?

Dafür brauchst du kein fancy Tool. Notier dir einfach mal 2–3 Tage lang alles, was du tust, samt Uhrzeiten. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit z. B. für kleine Handgriffe, Orga-Aufgaben oder Social Media draufgeht.

Plane Aufgaben in Blöcken statt in Minuten

Statt jede Aufgabe auf 20 oder 30 Minuten genau zu planen, arbeite lieber mit Zeitblöcken:
z. B. „Kundenarbeit“ von 9–12 Uhr, „Content“ von 14–16 Uhr. So bleibt dein Tag flexibel – und du baust automatisch Puffer ein.

Multitasking ist ein Mythos

Versuche nicht, mehrere komplexe Dinge gleichzeitig zu tun.
Plane bewusst Fokusslots für größere Themen – und nimm dir lieber weniger vor, dafür mit mehr Präsenz.

Schritt 2: Puffer, Pausen und echte Flexibilität einbauen

Wer ohne Pausen und Spielraum plant, plant Stress.
Besonders als Selbständige*r brauchst du nicht nur Zeit für To-Dos, sondern auch für das Unerwartete: spontane Anrufe, Technikprobleme, Kind krank, Konzentration im Keller …

So gestaltest du deine Planung entspannter:

Der 60%-Plan

Im Projekt Management plant mit bis zu 60% Puffer, um die Deadline realistisch erreichen zu können. 40% deines Tages unverplant lassen klingt für dich zu viel? Nutze eine „Vielleicht“ Liste mit To Dos, die du angehen kannst, wenn du den Puffer doch nicht brauchst. Wenn es dir immer noch too much ist, kannst du auch mit weniger Puffer planen. Eine Stunde pro Arbeitstage würde ich dir dennoch empfehlen.

Mini-Pausen einbauen

Kurze Atempausen zwischen Aufgaben helfen dir, fokussiert zu bleiben. Stell dir z. B. nach jeder Stunde Arbeit einen Timer für 5 Minuten Stretching, Wasser holen oder kurz ans Fenster treten, Lüften und um deine Gedanken zur Ruhe kommen zu lassen.

Rechne mit Unvorhergesehenem

Klingt widersprüchlich? Ist aber smart: Wenn du weißt, dass immer „irgendwas“ passiert, kannst du das bewusst einplanen – und bleibst entspannt, wenn es dann wirklich soweit ist.

Schritt 3: Planungstools, die zu dir passen

Wenn dein Planer verstaubt auf dem Regal liegt oder du dein digitales Tool ständig vergisst – dann liegt’s nicht an dir, sondern an der Methode. Das beste Planungstool ist nämlich immer das, das du auch wirklich benutzt.

Digital oder analog? Beides ist erlaubt!

• Analog: Du liebst es, Dinge aufzuschreiben, durchzustreichen und den Überblick auf Papier zu haben? Dann bleib gern bei deinem physischen Kalender oder Bullet Journal.
• Digital: Du arbeitest viel mobil, brauchst Erinnerungen und Synchronisation? Dann könnte ein Tool wie Trello, Notion, Todoist oder Google Calendar besser zu deinem Alltag passen.
• Hybrid: Viele Selbstständige nutzen auch eine Kombination – z. B. einen Wochenplan auf Papier und digitale Listen für Projekte oder Deadlines.

Keep it simple

Du brauchst kein komplexes Projektmanagement-Tool, wenn du nur deine Woche planen willst.
Mach es dir einfach. Lieber ein simples System, das du wirklich nutzt, als das Tool, das „man halt so verwendet“, aber nicht zu dir passt.

Tools = Unterstützung, nicht Überforderung

Plane deine Tools so ein, dass sie dir Arbeit abnehmen, nicht neue Aufgaben erzeugen. Wenn du mehr Zeit mit dem Pflegen deiner Planung verbringst als mit der Umsetzung – dann darfst du nochmal nachschärfen.

Schritt 4: Planung als Routine – nicht als Ausnahme

Effektives Selbstmanagement entsteht nicht in den Tagen, in denen du motiviert bist – sondern durch Routinen, die auch an chaotischen Tagen tragen.

Finde deinen wöchentlichen Planungs-Check-in

Gönn dir einmal pro Woche (z. B. freitags, sonntags oder montags morgens) einen festen Termin mit dir selbst:

• Wie war die letzte Woche?
• Was steht an?
• Was ist wichtig – und was kann warten? Dieser Termin ist dein Anker – ganz ohne Chef oder Bürostruktur.

Wenn du gerne tiefer in die Wochenplanung eintauchen möchtest, schau dir unbedingt auch mal ESSENTIAL an.

Plane realistisch, nicht idealistisch

Du bist keine Maschine. Und dein Kalender ist keine Wunschliste.
Plane so, wie dein echtes Leben aussieht – mit Kind, Kundenterminen, Energie-Highs und -Lows. Du darfst Prioritäten setzen und auch mal bewusst Aufgaben streichen.

Es ist okay, umzuplanen

Deine Planung ist keine Einbahnstraße. Wenn etwas nicht klappt, bist du nicht gescheitert – sondern einfach flexibel. Und genau das ist eine deiner größten Stärken als Selbstständige.

Fazit: Deine Planung darf echt sein – nicht perfekt

Es geht nicht darum, jeden Tag minutiös zu takten oder alles unter Kontrolle zu haben.
Es geht darum, mit Klarheit und Leichtigkeit durch deinen Alltag zu navigieren – mit Raum für Fokus und für dich selbst.

Dein Zeitmanagement darf sich gut anfühlen.
Und es darf sich immer wieder verändern – genau wie du.

Wenn du dir bei der Gestaltung deiner eigenen Struktur Unterstützung wünschst, schau dir gerne mal an, welche Möglichkeiten ich dir dafür biete. Ich freue mich auf dich!